I sistemi di Unified Communication rappresentano il futuro della comunicazione a livello aziendale, poiché facilitano la diffusione di informazioni e riducono in maniera sostanziale i tempi con cui i vari membri del personale comunicano e interagiscono tra di loro.
Attualmente, le aziende che si sono già dotate di un’efficiente sistema di Unified Communication (o, in breve, “UC”) hanno puntato, immancabilmente, sulla tecnologia VoIP, che consente una maggiore rapidità nelle comunicazioni interpersonali all’interno dell’azienda, riducendo i tempi delle varie fasi procedimentali e contribuendo, in definitiva, all’aumento della produttività.
E’ stato stimato che un centralino VoIP che supporti i servizi di UC all’interno della rete aziendale garantisca un risparmio di tempo di oltre il 66% rispetto ai tempi impiegati con i tradizionali mezzi di comunicazione. Infatti, grazie ai sistemi di UC, vengono ridotti i tempi di attesa, viene facilitata la reperibilità di un soggetto determinato da parte dei suoi colleghi e vengono facilitate operazioni frequenti come l’invio di fax o la condivisione di file.
Le soluzioni aziendali che si basano sui sistemi UC offrono inoltre nuovi mezzi di comunicazione in tempo reale, come l’instant messaging, chat e videoconferenze. Tutti questi servizi vengono gestiti attraverso un’interfaccia comune, in modo da ottenere un sistema di comunicazioni integrate che ottimizza il business aziendale e si risolve in aumento della produttività.
Sebbene in Italia la cultura dell’UC sia già discretamente diffusa, vi sono degli aspetti sicuramente migliorabili. Infatti, recenti sondaggi hanno rivelato che quasi l’80% delle aziende ha provveduto o ha in programma di provvedere a breve alla creazione di un sistema di comunicazioni integrato, ma soltanto il 30% dichiara di aver incluso in tale operazione anche i dispositivi mobili come tablet o smartphone.
In effetti, la ricerca condotta dall’Osservatorio Unified Communication & Collaboration della School of Management (www.osservatori.net) del Politecnico di Milano mette in evidenza una situazione di scarsa maturità che sembra essere legata ancora a una rigidità delle imprese e a un’inerzia al cambiamento non semplicemente superabili. Ma è anche vero che la diffusione, i trend di crescita e le prospettive delle singole iniziative che rientrano sotto il cappello della Unified Communicatione & Collaboration sono profondamente diverse.
I dati dell’edizione annuale dell’osservatorio del Politecnico di Milano, elaborati sulla base di un’indagine che ha coinvolto i responsabili dei sistemi informativi di 107 organizzazioni di grandi dimensioni operanti in Italia e 261 PMI, non smentiscono l’andamento di un settore che vede gli strumenti di comunicazione e collaborazione essere diffusi in oltre il 95% delle grandi aziende e solo nel 31% delle piccole e medie imprese.
Gli strumenti di Unified Communication quindi si diffondono, ma ancora poche sono le aziende che li utilizzando al meglio delle loro possibilità. “La Unified Communication c’è, ma deve ancora maturare”.
Investire nelle Unified Communications rappresenta una scelta oculata, destinata immancabilmente a risolversi in una più razionale gestione dei costi e in un conseguente aumento della produttività. La strada per arrivare a una completa penetrazione di questi servizi sembra ancora lunga, ma è quella giusta e quella su cui un’azienda moderna deve investire per rimanere competitiva e per mettere a disposizione del proprio personale un sistema di comunicazione versatile ed efficiente.
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