Centralina telefonica, ecco come scegliere quella giusta

Quando le aziende crescono ed hanno l’esigenza di gestire le comunicazioni telefoniche in modo più professionale sorgono vari problemi: è arrivato il momento di pensare a una nuova centralina telefonica PBX, ma quale scegliere?

Un altro caso abituale è quello in cui le aziende già dispongono di una grande infrastruttura di telecomunicazioni, ma hanno il bisogno di aggiornare o sostituire il sistema (ad esempio analogico o IP). In questo caso prima di procedere a una sostituzione bisognerà capire di che tipo di attrezzature si dispone.

Ma prima di entrare in questioni più complicate, cominciamo con le basi.

Cos’è una centralina telefonica?

Una centralina telefonica è un dispositivo che vi permette di centralizzare tutte le connessioni telefoniche aziendali. Questo viene fatto al fine di ridurre i collegamenti da realizzare fra i vari apparecchi telefonici, abbassando di conseguenza i costi di installazione della rete.

La divisione più pratica dei vari tipi di centraline è basata sul tipo di linea sulla quale lavorano.

• Analogica
  Questi PBX sono chiamati anche PSTN (Public Switched Telephone Network) o RTG (Rete Telefonica Generale). Sono pensati per la trasmissione vocale, ma anche per il trasferimento dati come ad esempio un Fax. Si possono gestire le normali chiamate, vale a dire: se sono presenti 5 linee telefoniche si posso effettuare fino a 5 chiamate. Il vantaggio è quello di esser in grado di collegare una delle cinque linee con le eventuali estensioni e di poter eseguire i trasferimenti.

• Digitale
  Questi PBX sono chiamati ISDN (Integrated Services Digital Network), sono progettati per facilitare la connessione di reti digitali e forniscono anche una serie di servizi voce aggiuntivi. Il vantaggio principale di una linea ISDN è che su un singolo numero possono passare fino a 2 chiamate in contemporanea. Servizi aggiuntivi offerti : identificazione del chiamante, avviso di chiamata, dati video, segnale di “chiusura” comunicazione.

• Centralina IP
  Implementa le chiamate VoIP (Voice over Internet Protocol), che utilizzano la rete dati per trasmettere la voce in formato digitale attraverso Internet.

• Centralina Multi-linee
  Collega reti telefoniche di differente tecnologia (analogica, ISDN o VoIP). Oltre allo stesso hardware per l’installazione della centralina, è importante anche il software che gestisce l’infrastruttura. Si tenga presente che per utilizzare il PBX ISDN e VoIP, si deve richiedere al proprio gestore telefonico l’attivazione di queste linee “speciali”. Se colleghiamo una normale linea analogica non otterremo nessun risultato.

Per trovare la centralina addatta alla tua attività e ai tuoi bisogni è importante rispondere ad alcune domande.

Di quante chiamate simultanee hai bisogno?

Con il termine “chiamate simultanee” facciamo riferimento al numero di chiamate che intendi gestire simultaneamente. Dobbiamo considerare sia le chiamate in uscita che quelle in entrata.

Ad esempio:

• Chiamate in uscita: hai 3 dipendenti che hanno bisogno di chiamare simultaneamente.
• Chiamate in entrata: al massimo, ipotizzi di ricevere 4 chiamate esterne nello stesso momento.
• Soluzione: hai bisogno di gestire 7 chiamate simultanee.

In generale, si stima che il bisogno standard di chiamate simultanee è del 30% del numero dei dipendenti. (dipendente anche dall’ambito lavorativo*)

*Ad esempio:

• Se siete in 6 persone in ufficio, avrai bisogno di 3 chiamate simultanee; se siete in 15 di 5 chiamate simultanee.
• In un’attività commerciale la necessità può superare il 50/60%.
• In un’attività di telemarketing il bisogno è di circa il 70/80%.

La soluzione: sistema Hosted PBX.
Non richiede linee telefoniche fisse legate alla disponibilità del territorio o che richiedono lunghi tempi di attivazione. Non importa da quanti telefoni si parte, se ne possono aggiungere quanti se ne vuole e quando si vuole, oppure si può scegliere di sostituirli con apparecchi più grandi e con più funzioni, o ridistribuirli internamente o tra le varie sedi con la massima flessibilità. In più, agevola il telelavoro e consente di collegare postazione remote in pochi minuti.

Quante persone hanno bisogno di un telefono?

Questa informazione è fondamentale per determinare il numero di telefoni da collegare alla propria centralina. Ricorda di pensare a lungo termine in modo da equipaggiarti di una struttura che si adatta al progresso e allo sviluppo della tua azienda.

Qual è il profilo degli utilizzatori e di che telefono hanno bisogno?

• Per le persone che lavorano in postazioni fisse in azienda l’ideale è fornire loro un telefono da ufficio fisso.
• Per le persone che hanno bisogno di muoversi all’interno dello spazio, la soluzione ideale è un telefono cordless o un pack composto da telefono fisso + cuffia professionale wireless.
• Per le persone che hanno bisogno di muoversi anche all’esterno dell’azienda la soluzione è l’utilizzo di telefoni cellulari o Smartphone. Oggi è possibile trasferire una chiamata ad un numero di rete fissa ad un telefono cellulare attraverso la PABX. Il vantaggio è integrare utenti mobile ed ampliarne la flessibilità.

Di quanti numeri telefonici hai bisogno?

Possono esserci diverse possibilità: 1 numero commerciale, 1 per il servizio tecnico, 1 per l’area marketing, ecc. Grazie ad una centralina è possibile gestire i propri numeri facilmente e rapidamente.

Alternativamente è possibile inserire un sistema DISA (operatore automatico) che “penserà” a smistare le chiamate in base alle richieste dell’utente, in questo modo non sarà necessario avere un numero dedicato al servizio specifico. (il DISA deve essere supportato dalla PABX).

Di quali caratteristiche hai bisogno?

• Funzioni tipiche di call center: composizione automatica, musica e messaggi di attesa, distribuzione automatica delle chiamate, ecc.
• Funzioni di gestione delle chiamate: trasferimento di chiamata, gestione di gruppi di numeri od interni, orientamento automatico delle chiamate tramite server vocale interattivo (premere 1 per servizio vendite, premere 2 per il servizio…).

Che dispositivo scegliere?

Ministandard

• Sei dotato di una linea analogica e/o di un box ADSL? Le ministandard analogiche possono ricevere da 1 a 3 linee analogiche.
• Sei dotato di linee IP e linee analogiche? Le ministandard miste IP + analogiche si connettono alla tua linea analogica ed al tuo router, modem/router o switch. (È necessario uno o più account VoIP sottoscritti con un provider).
• Sei dotato di sole linee IP? Le ministandard Full IP sono compatibili con tutte le installazioni SIP/IP. (È necessario uno o più account VoIP sottoscritti con un provider).

Standard PBX – IPBX
Puoi scegliere tra una centralina telefonica da installare nel tuo ufficio (Hardware fisico) o una standard telefonica hosted PBX (basata su un server esterno).

La corretta scelta di una centralina telefonica potrà apportare alla tua attività una vastità di vantaggi unici ed è proprio per questo che consigliamo sempre di affidarsi sempre alle “mani” degli esperti. La nostra esperienza pluriennale è a tua completa disposizione per toglierti qualsiasi dubbio e orientarti verso la soluzione più conveniente per il tuo tipo di attività e per la struttura in cui operi.