Le riunioni a distanza tramite videoconferenza sono diventate parte integrante della nostra vita lavorativa, tanto a casa come in ufficio. In questo contesto, è essenziale per una riunione virtuale di successo che i dipendenti sperimentino la stessa sensazione di una riunione in presenza. Il successo di una videoconferenza dipende da una serie di piccoli dettagli che, messi insieme, rappresentano il 50% del suo successo. Ecco 10 consigli per una perfetta riunione da remoto:
1 Investi in attrezzature professionali
In ufficio o in casa, l’uso di attrezzature professionali per le conferenze può fare una grande differenza. Che si tratti di sistemi video o di moduli audio, queste apparecchiature incorporano componenti tecnologici all’avanguardia basati sempre più sull’AI (intelligenza artificiale) che permettono di fare automaticamente aggiustamenti audiovisivi all’ambiente esterno e quindi di presentarvi nella migliore maniera possibile, indifferentemente dalla luce presente nella stanza.
2 Mettiti sotto i riflettori
Poiché il 93% della comunicazione non è verbale, l’immagine visiva che proietti può essere decisiva nei primi minuti di una riunione. Per apparire al meglio, metti la fonte di luce davanti a te per trasmettere un’immagine positiva e professionale attraverso un’illuminazione ottimale, caratterizzata da un colorito sgargiante e naturale.
3 Scegli sempre uno sfondo chiaro
Una videoconferenza di successo presta attenzione ad ogni dettaglio, anche l’ambiente esterno. Se la scelta dello sfondo può sembrare insignificante a prima vista, è in realtà fondamentale per proiettare un’immagine professionale. Uno sfondo disordinato può distrarre il tuo pubblico e trasmettere un’immagine relativamente negativa. Per una videoconferenza, soprattutto se svolta da casa, è consigliabile svolgerla in un ambiente neutro, per esempio parete bianca, o aggiungere uno sfondo sobrio e professionale tramite il softphone utilizzato.
4 Controllare il contrasto e la luminosità
Anche se la maggior parte delle attrezzature video professionali regola automaticamente i livelli di contrasto e luminosità, ti raccomandiamo comunque di scegliere un ambiente con un’illuminazione naturale ottimale. Se ti sistemi in uno spazio con troppa luce, la webcam sarà costretta a ridurre drasticamente l’intensità dell’immagine, portando a uno squilibrio tra le luci. Scegli con attenzione il luogo dove svolgere la tua videoconferenza per un successo assicurato
5 Scegli abiti semplici
L’attenzione durante una videoconferenza deve essere focalizzata su di te, su quello che dici, non su quello che indossi. In una riunione virtuale, è meglio un abbigliamento semplice e sobrio, poiché stampe e altri motivi possono distorcere l’immagine, facendo sì che i tuoi colleghi si concentrino più su ciò che indossi che su ciò che stai dicendo. I vestiti bianchi e neri profondi dovrebbero essere limitati, poiché questi possono interferire con il contrasto e i livelli di luminosità impostati automaticamente dalla webcam.
6 Regola l’angolo della tua webcam
Il contatto visivo è essenziale per le riunioni faccia a faccia, ma è ancora più importante per le riunioni da remoto. Avere il giusto feeling con i tuoi interlocutori virtuali aggiunge la nozione di “faccia a faccia” alle tue videoconferenze, dato che l’attenzione e la persuasione dei dipendenti si basano in gran parte sulla comunicazione visiva. Quando fai una videoconferenza, imposta la webcam all’altezza degli occhi, per mantenere un contatto visivo naturale e professionale.
7 Attrezzatura audio
In una videoconferenza, la trasmissione del suono è importante quanto il tuo aspetto. In ufficio o a casa, scegli un sistema audio dedicato alla comunicazione a distanza. Per assicurarsi che la qualità dell’audio sia sempre ok, controlla sempre prima della riunione che il volume sia adeguato all’ambiente circostante, che il microfono sia ben regolato e che i moduli di cancellazione del rumore siano, se necessario, attivati sul tipo di prodotto utilizzato: cuffie o vivavoce.
8 Connessione internet
Durante una videoconferenza la quantità di banda consumata aumenta notevolmente, per evitare interruzioni o cadute della videocall stessa assicurati di avere sempre connessione internet stabile e affidabile. Controlla la velocità di internet disponibile prima di una riunione non solo ti permette di beneficiare di video e audio più fluidi, ma limiterà anche notevolmente i ritardi, le latenze e le immagini congelate che potrebbero degradare la qualità delle tue call.
9 Chiudi le applicazioni non necessarie
Ottimizza la qualità della connessione internet chiudendo tutte le applicazioni non essenziali che consumano dati internet attivamente o in background sul computer. Questa semplice mossa ti permette di utilizzare la banda disponibile esclusivamente per la videoconferenza, poiché questi programmi possono, se lasciati aperti, compromettere la tua privacy e consumare banda necessaria per una trasmissione chiara e ottimale.
10 Prova tutto prima
Anticipa i problemi di microfono e d’inquadratura facendo una chiamata di prova con collega prima della tua videoconferenza. Questa prova è essenziale per assicurarsi che il tuo materiale funzioni correttamente, ma soprattutto ti permette di fare gli ultimi aggiustamenti: controllare l’inquadratura video, mettere a fuoco lo sfondo, regolare l’illuminazione o testare la qualità di trasmissione degli altoparlanti e del microfono.
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