Sono molte le aziende che, godendo di spazio sufficiente, scelgono di adibire un’apposita stanza a sala conferenze, riunioni o meeting. In diversi casi, però, non viene attribuita la giusta attenzione ad alcuni aspetti salienti, finendo per mettere a disposizione di collaboratori, clienti e fornitori un ambiente non sfruttato a dovere.
Inserire in una sala conferenze alcune sedie ed un proiettore non è certamente sufficiente, soprattutto considerando l’esistenza di un mercato tecnologico sempre più ricco di proposte e di soluzioni all’avanguardia.
La sala conferenze perfetta – secondo Onedirect ?
Parlare di conferenze e, più nello specifico di videoconferenze, significa fare riferimento ad un’interazione “sincrona” tra video, audio e dati. Al momento dell’acquisto di apparati e dispositivi, pertanto, occorre valutare come questi ultimi siano in grado di supportare la codifica e la trasmissione.
Inoltre, gli stessi dispositivi devono poter colloquiare in base ad un protocollo standard comune. In commercio esistono articoli che presentano caratteristiche tecniche, e costi, anche molto diversi tra loro; la scelta dovrà essere fatta tenendo conto del contesto di utilizzo.
Ad ogni modo, i fattori fondamentali sono i medesimi: video, audio, connettività ed interoperabilità. A garantire il massimo delle performance sono sistemi di videoconferenza HD a visualizzatori; come alternativa il mercato propone i ricaricatori multipli.
Con poche regole – ed un budget più o meno limitato – sarà possibile creare il tuo spazio di condivisione idee e progetti… Perfetto!
#1 Dimmi chi sei e ti dirò cosa acquistare ?
Prima domanda: hai bisogno di comunicare solo via voce? O anche via video? Nel primo caso parleremo di audioconferenza, e nel secondo di videoconferenza.
➡Partiamo dalla più semplice. In questo caso, sarà possibile semplicemente estendere le caratteristiche di una comune “chiamata” ad un numero di persone superiore a 2. Il terminale utilizzato è semplicemente uno “speaker”, ma di qualità elevata.
Un dispositivo di audioconferenza si collega direttamente alla linea telefonica analogica, digitale o IP. Quale connessione possiedi? Queste è la seconda domanda che devi porti in fase di acquisto o scelta.
Ultima domanda. Quanto è grande la tua sala conferenze?
- Uffici e piccole sale riunioni – fino a 4 partecipanti: in questo caso, un modello basico senza la porta per microfoni supplementari sarà sufficiente.
- Sale riunioni medie – fino a 12 partecipanti: è consigliabile un dispositivo che possiede la possibilità di espandere il numero di microfoni a disposizione.
- Grandi sale riunioni – più di 12 partecipanti: in questo caso bisognerà scegliere un modello dotato di suono ad alta definizione e di altissime prestazioni. In più, con l’aggiunta di microfoni supplementari potrai estendere ulteriormente la copertura audio e della voce.
- Non hai un ufficio? Sei un professionista che lavora “in movimento”? Uno speaker USB o Bluetooth è la soluzione perfetta per te! Piccoli, comodi e di design ti permetteranno di effettuare una call… ovunque!
➡ E se invece ho bisogno anche di un’interazione video? Passiamo alle videoconferenze! Grazie alle ultime novità in campo tecnologico, potrai vedere e parlare con i tuoi contatti come se fossero al tuo fianco! E non è tutto qui: potrai anche condividere documenti e contenuti, rendendo il tutto più interattivo, dinamico e costruttivo.
?In questo caso la scelta diventa leggermente più difficile, consigliamo sempre di contattare un nostro esperto prima dell’acquisto.
Anche in questo caso comunque sarà opportuno prima di tutto tenere conto delle dimensioni della sala e del numero di partecipanti.
- Uffici e piccole sale – fino a 4 partecipanti: si passa dalle basiche webcam fino ad arrivare ad alcune soluzioni di videoconferenza più evolute (ma sempre discrete) che si collegano tramite USB al tuo PC.
- Sale riunioni medie – fino a 12 partecipanti: in questo caso si ha bisogno di modelli di livello superiori, dotati di una qualità audio e di una telecamera ad alta definizione.
- Grandi sale riunioni – più di 12 partecipanti: in questo caso è consigliabile scegliere un sistema personalizzato che si adatti così al meglio alla configurazione della tua sala.
Chiediti infine quanti siti remoti pensi di chiamare tramite videoconferenza. Esistono infatti 3 tipi principali di soluzioni di videoconferenza per aziende:
- Punto-punto (talvolta definita singola chiamata): è una connessione diretta tra due posizioni. È come una telefonata, ma include il video.
- Multipunto: consente di collegare tre o più persone o posizioni nella stessa videoconferenza. Più persone possono incontrarsi tramite video in HD in una sala riunioni, da un desktop al lavoro, da un computer di casa o persino da uno smartphone o tablet in viaggio.
- Streaming: rende disponibile la videoconferenza a coloro che scelgono di visualizzare la riunione su un computer remoto o un dispositivo mobile utilizzando software anziché hardware. È persino possibile accedere alla videoconferenza in un momento successivo tramite un browser Web.
➡ Al fine di una scelta opportuna, di una corretta installazione e di un preventivo adatto al tuo budget consigliamo sempre di chiedere il consiglio telefonico di un nostro tecnico esperto.
#2 E luce fu! ☀
Un aspetto spesso trascurato è rappresentato dall’illuminazione. Non sono poche le aziende che, in presenza di vetrate sufficientemente ampie, decidono di non effettuare alcun investimento in proposito.
In realtà, optare esclusivamente per la luce naturale potrebbe esporre la stanza ad un grado di illuminazione estremamente variabile nel corso della giornata. Avere a disposizione un impianto di illuminazione di buona qualità permette, all’occorrenza, di intervenire per aumentare l’intensità della luce nell’ambiente.
In questo ambito, le lampadine LED si rivelano un acquisto altamente consigliato; oltre ad offrire una luce eccezionale, infatti, hanno il pregio di non affaticare la vista, favorendo l’attenzione per tutta la durata della videoconferenza.
Allo stesso tempo, dotandosi di sistemi che consentano di regolare l’intensità luminosa sarà possibile evitare fenomeni di sovrailluminazione. Tende e imposte volte ad oscurare la luce, da impiegare nel momento in cui si deciderà di proiettare slides, completeranno la dotazione.
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#3 Mi senti? ?
Godere di un buon audio non significa solamente dotarsi di sistemi avanzati dal punto di vista tecnologico. Tali sistemi assicurano l’assenza di distorsioni, ma è altrettanto fondamentale isolare la stanza dai rumori provenienti dagli altri ambienti.
Quando la stanza adibita a sala conferenze si caratterizza per un’altezza non indifferente, sono i pannelli da soffitto, o le isole acustiche, a rappresentare soluzioni ottimali; i primi, in particolare, sono un acquisto consigliato anche per gli uffici openspace.
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#4 Spazio alle ultime tecnologie! ⚡
Negli ultimi tempi hanno preso sempre più piede i display interattivi, soprattutto in virtù della loro capacità di mettere in risalto la forza comunicativa dell’immagine.
In pratica, con il termine lavagna interattiva si definisce un dispositivo elettronico costituito da uno schermo di grandi dimensioni (si avvicina a quello di una comune lavagna scolastica), da collegare al Pc e al proiettore. È possibile anche optare per modelli integrati, basati su schermi “touch screen”.
Il vantaggio, in tal caso, è rappresentato dal fatto di non necessitare di altre componenti esterne. Grazie alle lavagne è anche possibile navigare in Internet o connettersi in modalità Bluetooth a diverse sorgenti esterne.
Et-voilà. La tua sala conferenze perfetta è pronta! E tu? Sei pronto a rendere i tuoi meeting più… efficienti?
